¿Por qué es tan importante la eficiencia en la gestión del check-in en los apartamentos turísticos?
Realizar el check-in en la gestión de alquileres vacacionales es una de las tareas más importantes para garantizar la satisfacción de los huéspedes. Un registro de entrada profesional marcará la diferencia entre unas vacaciones agradables y otras donde los huéspedes se sienten desatendidos. Para mejorar la experiencia de usuario, crear una buena primera impresión y la optimizar la eficiencia durante la gestión, hay aspectos que deben cuidarse.
El proceso de registro en los apartamentos turísticos es un aspecto crucial experiencia del turista. Cuando quien gestiona el inmueble es una persona inexperta, el proceso suele alargarse más de lo necesario, consumiendo tiempo a los huéspedes y recursos al propietario o responsable de la gestión. Por eso, cuanto más rápido y eficaz sea, mejor para todos.
- El check in representa una oportunidad para causar una buena impresión a los huéspedes. De su experiencia dependerá la valoración que posteriormente reciba el inmueble.
- La primera comunicación tras la llegada es fundamental asegurarse con los huéspedes de que todo está en orden en el apartamento. De este modo, el check-in tiene un papel preventivo: nos ayuda a diagnosticar la situación antes de que cualquier detalle no previsto se vuelva una molestia más adelante.
- El check-in también permite personalizar la experiencia con los huéspedes, ofreciéndoles información que les resulte útil en función de las razones por las que viajan.
- Además, el registro de entrada es obligatorio en la mayoría de territorios. Por lo tanto, no solo es una formalidad, sino una obligación legal
Etapas a considerar para la gestión del check-in en un alquilar vacacional
Todos los registros de entrada deben siguen un orden. Aunque algunos de ellos están centrados en la eficiencia de la gestión y la experiencia de usuario, otros son requerimientos legales que se imponen a quienes ejercen la actividad turística.
Gestión de la reserva y primera toma de contacto
El primer paso se da tras la reserva. La primera comunicación se produce a través de la plataforma donde se anuncia el inmueble. Este momento es clave para ofrecerle a los huéspedes todas las indicaciones antes de su llegada. No debemos olvidar que, en la mayoría de ocasiones, los visitantes no conocen la zona ni cómo llegar a ella. Brindarles información que facilite su acceso les hará sentir más cómodos y seguros.
Recibir a los huéspedes y enseñarles el inmueble
A la llegada de los huéspedes, la recepción es clave para causar una buena impresión. Aunque la primera toma de contacto se produce online, durante la bienvenida la toma de contacto se da físicamente. Para romper el hielo y hacer sentir cómodos a los invitados, podemos preguntarles cómo les ha ido el viaje, si han tenido alguna dificultad para llegar o si necesitan ayuda para mover su equipaje. En este momento también se proporcionan las llaves, se les enseña el inmueble y se les explica el funcionamiento de los distintos equipos.
Ofrecerles información útil y de su interés
Una vez que los huéspedes se hayan asentado, puedes brindarles información sobre los alrededores. Lugares turísticos que visitar, zonas donde comer o espacios culturales por visitar, son solo algunas de las indicaciones que podemos proporcionarles. No olvidemos que, aunque muchas personas viajan con sus vacaciones planificadas, es difícil que un turista conozca la localidad tan bien como un nativo. Además, cuando las recomendaciones se ajustan al interés de los huéspedes, los propietarios suelen obtener reseñas de mucha mayor calidad.
Establecer los canales de comunicación y ayuda
Aunque la normativa recoge la obligatoriedad de que toda vivienda turística suministre acceso a los números de servicios públicos, como bomberos o policía local, en la mayoría de incidencias serán los propietarios o gestores quienes deban responder.
Aunque no tiene por qué ocurrir ninguna incidencia, es comprensible que por causas ajenas, a veces se produzcan incidentes (un corte en el suministro de agua, luz…). Por eso, si los huéspedes necesitan asistencia, hay que proporcionarles acceso a varias formas de contacto. En la mayoría de ocasiones, los incidentes quedan reducidos a una pequeña molestia. Sin embargo, es crucial atenderlas debidamente a tiempo para evitar que se conviertan en un problema mayor.
¿Cómo mejorar el registro de entradas en un alojamiento turístico? Claves para hacerlo más eficiente
Si tienes una propiedad y estás empezando a gestionarla como alquiler turístico, probablemente te hayas preguntado cómo hacer el check-in más eficiente para ti, y satisfactorio para tus invitados. Estas son algunas de nuestras recomendaciones:
Contratar a una empresa de gestión de alquileres vacacionales
La mayoría de los hoteles y alojamientos turísticos prefieren contar con un encargado para atender a los huéspedes al momento de su llegada. Si no tienes experiencia en el proceso de check-in, o aún teniéndola eres incapaz de manejar un gran volumen de entradas porque administras varias propiedades, lo mejor es que delegues. Míralo como una inversión: el coste a pagar es muy inferior a los beneficios. A corto plazo, recuperarás tiempo. A largo, conseguirás que la gestión sea más ágil, eficiente y satisfactoria.
Implementa el precheck-in en línea
Si tu alojamiento acoge a muchas personas y deseas evitar demoras en su llegada, automatiza el proceso o simplifícalo. Con un software de gestión, los turistas solo necesitarán proporcionar la información con anticipación a través de Airbnb. De esta forma, solo tendrás que confirmar el día de su llegada.
Instala cerraduras electrónicas
Las cerraduras electrónicas permiten que los viajeros entren y salgan del inmueble sin necesidad de portar llaves (con el riesgo que ello conlleva) y sin la necesidad de un intercambio mano a mano. Esto puede hacerse, además, con códigos únicos de acceso o a través de aplicaciones.
Cerraduras electrónicas para apartamentos turísticos
Las cerraduras electrónicas te ofrecen toda la tranquilidad que necesitas con el propietario. Además, a tus huéspedes les ofrece la comodidad de poder entrar y salir con seguridad y comodidad, evitando tener que cargar con las llaves y evitando su posible pérdida.
En conclusión: mejorar el check-in tiene beneficios para los propietarios y para los huéspedes
Mejorar la eficiencia del check-in en los alojamientos turísticos es fundamental para optimizar el proceso de registro y brindar una mejor experiencia a los huéspedes. La implementación de aplicaciones móviles, la digitalización de los registros y la capacitación del personal son solo algunos ejemplos que pueden ayudarte en cada reserva.
Gracias a ello se pueden lograr importantes beneficios, como la reducción de esperas y la eliminación de trámites innecesarios, lo que contribuye a mejorar la satisfacción del cliente. En definitiva, invertir en la mejora del check-in es una inversión valiosa para propietario que quiera mantenerse competitivo en un mercado cada vez más exigente.
