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Cómo mantener una buena comunicación con los huéspedes

Descubre por qué una buena comunicación con los huéspedes es clave en la gestión de alojamientos turísticos y conoce algunas de las prácticas más recomendadas.

La importancia de una buena comunicación con tus huéspedes

En el alquiler vacacional, la comunicación con los huéspedes es crucial para lograr una experiencia satisfactoria. La manera en que un propietario o la empresa de gestión se comunica con los clientes puede afectar directamente su percepción de la calidad del servicio, la disposición a volver e incluso la valoración que haga sobre el apartamento turístico.

Pero la comunicación no solo afecta a la experiencia de los viajeros, sino también a quien la gestiona. Para que las reservas transcurran con la mayor eficiencia posible, es importante controlar cuidadosamente los procesos entre ambas partes, y eso incluye una gestión adecuada de las comunicaciones.

Cómo comunicarte antes de la llegada de tus huéspedes

La comunicación con los huéspedes comienza antes de que estos lleguen a la estancia. En la confirmación de la reserva, ya reciben los primeros mensajes a través de la plataforma y aunque estos se pueden automatizar, es importante personalizarlos para ofrecer un trato más cercano. Además, las necesidades que manifiestan los huéspedes suelen ser las mismas en la mayoría de ocasiones. Eso te permite crear plantillas y automatizar procesos que se repiten consecuencia.

Confirmación de la reserva

Tan pronto como se haga la reserva, debes enviar un mensaje de confirmación. Puedes hacerlo utilizando las plantillas que definidas que vienen en Airbnb o Booking, mandar un mensaje de texto o un correo electrónico a tus huéspedes, confirmando la reserva con todos los datos necesarios para que lleguen sin problemas. Algunos datos que debes tener en cuenta son:

  1. La fecha de entrada, salida, y los horarios de check-in y check-out.
  2. El número total de personas incluido en la reserva.
  3. Cualquier otro detalle que facilite la llegada y la estancia de tus huéspedes, como información sobre el estacionamiento o la política de mascotas.
  4. ¿Hay instrucciones especiales para el check-in? Si empleas una cerradura electrónica, comparte el código de acceso para que puedan entrar tan pronto como lleguen a la vivienda.
  5. Proporciona la información de contacto de una persona a la que los huéspedes puedan acudir en caso de tener dudas o problemas con su reserva.

Direcciones y llegada al apartamento

Recuerda que no todos los viajeros utilizan los mismos métodos de transporte para llegar a su estancia. Algunos vendrán avión y tendrán que depender luego del autobús público o taxi. Otros, sin embargo, llegarán en su método de transporte privado.

Cualquier indicación que puedas darles para facilitar su llegada será bien recibida por tus huéspedes. Puedes proporcionales acceso directo a las páginas web donde se vean las conexiones de los autobuses, sus horarios y parados, o el número de teléfono de taxis de la zona.

mujer hablando por teléfono con los huéspedes

La buena comunicación es indispensable para mejorar tu reputación como anfitrión

Cuida todos detalles para que tus invitados se sientan cómodos: desde los mensajes que les envías la primera vez, hasta la recepción en el alojamiento y la despedida el día del check-out.

Cómo comunicarte durante la estancia

Recibe personalmente a tus huéspedes

La primera impresión, cuenta. Recibir a tus huéspedes personalmente puede ser una oportunidad para ayudarles a instalarse y ofrecerles toda la información necesaria. Aprovecha la ocasión para preguntarles cómo les ha ido el viaje y ayúdales con las maletas si es necesario. Un trato cercano les hará sentir más cómodos.

Comunicación en caso de emergencia

Es importante estar preparado en caso de cualquier emergencia que pueda surgir durante la estadía de tus huéspedes. Ofrece el número de contacto de una persona que tenga disponibilidad total para tus huéspedes. Piensa que a lo largo de la estancia, pueden producirse incidentes que no entienden de horarios. Para prevenir que los problemas se hagan bola, lo mejor es ofrecer una disponibilidad total, de manera que los huéspedes no tengan que esperar demasiado la solución.

Cómo comunicarte después de la estancia

Agradecimiento y seguimiento

Después de que tus huéspedes hayan dejado el apartamento, envía un mensaje agradeciéndoles que hayan elegido tu inmueble y asegúrate de que todo haya estado en orden. Puedes aprovechar esta ocasión para recibir retroalimentación que te permita conocer más de cerca cómo ha sido su experiencia y qué aspectos puedes mejorar de la estancia.

Manejo de comentarios y críticas

Da salida a las reseñas y gestiona de forma adecuada las críticas. Asegúrate de responder de manera oportuna y profesional y de tomar medidas para solucionar cualquier problema que se haya presentado. Las opiniones positivas pueden ayudarte a reforzar los puntos fuertes de tu apartamento, mientras que las críticas deberían invitarte a que pongas el foco sobre aquellas cosas que tienes que mejorar.

En resumen, mantener una buena comunicación con tus huéspedes antes, durante y después de su estadía en tu apartamento turístico es fundamental para brindar una experiencia positiva y satisfactoria. Sigue estos consejos y estarás en camino de crear relaciones duraderas con tus huéspedes y de lograr un buen volumen de ocupación a lo largo de todo el año.

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